Tugas Manajemen Umum😊

        Nama  :  Natalia Bawenti

        Nim     :  SI19004

        Mk       :  Manajemen Umum

Baiklah disini saya akan menjelaskan kembali tentang materi Manajemen serta penjelasannya

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi :

1. Planning (fungsi perencanaan)

2. Organizing (fungsi pengorganisasian)

3. Actuating / Directing (pengarahan)

4. Controlling (pengendalian)

Untuk memperoleh hasil secara maksimal, maka para manajer harus mampu menguasai seluruh fungsi manajemen yang ada.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Fungsi planning itu bicara fokusnya cuman 3 hal yaitu : sasaran, strategi, dan rencana.

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Fungsi Organizing hanya berfokus pada 3 hal yaitu : tugas, keputusan, dan tanggung jawab

Fungsi organizing fokusnya hanya 3 hal ini karena di fungsi organizing itu kerjanya hanya bicara tentang struktur dan pembagian tugas

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

3.  Actuating/Directing (Fungsi Pengarahan)

Fungsi actuating ini fokusnya agak gampang susah,fokusnya cuman 2, bicara actuating ini nanti pada praktiknya lebih ke komunikasi dan solusi

karena di fungsi actuating ini kerjanya kita

lebih mengarahkan dan memotivasi saja.

Directing atau fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi controlling, pekerjaan kita hanya 3 hali yaitu : kita mengawasi/monitoring, kemudian kita menilai,& kita perbaiki kinerja yangg masih kurang/belum sesuai

Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kalau Spesialisasi kerja adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pembagian aktivitas/pekerjaan secara terpisah-terpisah sesuai dengan skill/kompetensi.

positifnya dari perusahaan terapkan spesialisasi kerja itu bisa meningkatkan produktivitas karyawan-karyawannya dan produktivitas perusahaan juga.

negatifnya dari spesialisasi kerja itu bisa membuat bosan, stress, lelah, dan yang paling ekstrim bisa membuat karyawan tidak betah/keluar dari pekerjaannya dan mencari pekerjaan baru.

spesifik lebih khusus dan spesialis (pakar/lebih ke ahli di bidangnya).

di satu sisi bisa membuat mantap, tetapi di sisi lain bisa membuat bosan/tidak betah/stress karena begitu-begitu saja.

Departementalisasi kalau istilahnya lebih ke 'mengelompokkan pekerjaan jadi satu kelompok-kelompok.

Contohnya kalau di bank pasti ada customer service, teller, information centernya, dan call centernya.jadi  yang seperti itu bisa kita katakan pengaplikasian dari departementalisasi.karena pekerjaannya difokuskan ke kelompok khusus yang mengurus pelanggan.

Departementalisasi yang didasarkan pada geografisnya dimana tempat kerja/perusahaan itu berada.

Departemen SDM, finance, pemasaran, produksi dll.ini juga sebagai contoh dari penerapan departementalisasi tetapi didasarkan pada fungsi tugas/pekerjaannya (fungsional).

ada juga bagian pembelian, penjualan, pengemasan(packaging), gudang, produksi bahkan itu juga termasuk praktik dari konsep departementalisasi.tetapi departementalisasinya didasarkan pada proses kerjanya.

contoh perusahaan customer goods seperti indofood, nestle.penerapan praktik departementalisasinya contohnya diinternalnya ada departemen sabun, departemen khusus detergen dll.

Jadi contoh penerapan departementalisasinya berbeda-beda tergantung karakteristik perusahaannya.bank,logistik, kuliner,atau customer goods.

Sentralisasi itu adalah sentral yang berarti terpusat. pengambilan keputusan finalnya hanya boleh dilakukan oleh satu pihak saja.

Sedangkan desentralisasi itu pengambilan keputusan bisa melibatkan banyak orang/banyak pihak, atau banyaknya yg campur tangan bisa Voting.jadi kalau desentralisasi itu  didominasi oleh satu pihak/satu orang saja.

Desentralisasi itu memberdayakan perang setiap orang.jadi semua bisa berpartisipasi dalam pengambilan keputusan. Tetapi, kalau sentralisasi memonopoli/mendominasi pengambilan keputusan karena hanya terfokus ke satu orang/satu pihak saja.

Rantai komando berarti secara tersirat itu ada bicara wewenang dan tingkatan-tingkatan mulai dari atas-bawah, siapa melapor ke siapa begitu.

dan mengikat juga karena ada beban tanggung jawab/kewajiban/tugas yang harus dijalankan di dalamnya.

ada wewenang/otoritas juga. karena ini bicara tentang rangkaian/posisi manajerial.jadi ada hak-hak yang tersirat sesuai posisi/peran masing-masing perusahaan.

FORMALISASI

Formalisasi

Secara sederhana formalisasi dapat diartikan sebagai derajat atau tingkat pembakuan (standarisasi) dari jabatan-jabatan yang terdapat dalam suatu organisasi

Formalisasi?

● Tingkat formalisasi merupakan salah satu standar yang dapat digunakan untuk mengukur derajat standarisasi suatu organisasi.

● Kebebasan pemangku jabatan,berbanding terbalik dengan besarnya proporsi cara menjalankan berbagai kegiatan dalam jabatan tersebut,yang sebelumnya telah ditetapkan oleh organisasi.

● Standarisasi atau pembakuan bukan hanya mengurangi alternatif cara yang bisa diikuti dalam pelaksanaan tugas,tetapi juga membuat karyawan menjadi bebas dari keharusan untuk memikirkan sendiri cara yang hendak diikuti dalam menyelesaikan tugasnya.

Apakah formalisasi selalu tertulis?

● Formalisasi juga didefinisikan oleh sebagian pihak secara lebih sederhana,yaitu dengan menyatakannya sebagai tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam kegiatan organisasi

● Definisi lain : formalisasi sebagai banyaknya peraturan,prosedur,intruksi dan komunikasi yang diwujudkan dalam bentuk dokumen tertulis.

● Yang perlu ada :

  ● Buku petunjuk/manual yang memuat seluruh peraturan dan prosedur kerja,jumlah dan kekhususan masing-masing peraturan,tingkat kedalaman dan ketelitian uraian jabatan (job description)

Cara mengukur derajat formalisasi

1. Memeriksa banyaknya dokumen resmi yang digunakan dalam kegiatan organisasi 

2. Mempertimbangkan sikap karyawan dalam mematuhi peraturan atau dalam menjalankan prosedur.

3. Mempertimbangkan kejelasan prosedur kerja yang berlaku.

4. Memeriksa konsistensi organisasi dalam memaksakan dipatuhinya peraturan.

Dua pandangan cara mengukur :

a. Berdasarkan data,berapa banyak dokumen yang ada

b. Selain banyaknya dokumen resmi juga mempertimbangkan tanggapan dari para karyawan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat formalisasi

● Dalam satu organisasi,derajat formalisasi dapat berbeda-beda pada bagian-bagian tertentu -> pengecer obat(detailer) dan receptionist

● Biasanya : pekerjaan yang berulang,tugas-tugas sederhana,memiliki derajat formalisasi yang tinggi.

● Sebaliknya,untuk yang memiliki profesionalitas tinggi,cenderung diatur dengan derajat formalisasi yang rendah.

● Beberapa pengecualian memang terjadi : akuntan(terkait dengan pembayaran),dokter,dlsb.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat I oleh formalisasi 

1. Derajat formalisasi bukan hanya bervariasi menurut tingkat profesionalitas yang diperlukan tetapi juga menurut tingginya tingkatan hierarki suatu jabatan maupun menurut jenis tugas (fungsi) yang ditangani oleh jabatan.

2. Jenis pekerjaan ataupun fungsi yang dijalankan oleh suatu jabatan 

-> bagian produksi lebih banyak aturan daripada bagian pemasaran.

3. Karyawan yang cerdas,umumnya tidak membutuhkan formalisasi yang tinggi.

'Untung Rugi' adanya Formalisasi

Formalisasi Tinggi

Perilaku dan karyawan 'seolah-olah' telah terprogram.Tidak bingung apabila menghadapi suatu perubahan.

Pekerja warabala (McD,Kentucky),assembling product dlsb.

Formalisasi Rendah

Perilaku pemangku jabatan belum cukup terprogram sehingga memiliki kebebasan yang tinggi dalam menjalankan jabatannya.

Pemasaran,promosi,marketing dlsb.

Manfaat Formalisasi

1. Perusahaan dapat mempekerjakan 'tenaga kurang pengalaman'asalkan tenaga kerja tersebut dilengkapi dengan panduan yang isinya lengkap sehingga karyawan akan mampu menjawab dan bertindak dengan benar apabila menghadapi masalah/perubahan.

2. Externalized behavior formalisasi berupa'suruhan',dari luar pribadi karyawan.Mengorganisasikan karyawan melalui intruksi. 

Internalized behavior -> profesionalisme.Karyawan akan memiliki kesamaan semangat,standar dan kualitas kerja yang sama.

Aspek lain Formalisasi

● Sosialisasi : proses adaptasi,dimana seseorang mempelajari dan akhirnya mengadopsi nilai-nilai,norma dan pola perilaku tertentu yang dianggap sesuai untuk dijalankan oleh suatu jabatan/seseorang yang akan masuk menjadi anggota organisasi.

● Rekrutmen terhadap pegawai berpengalaman/profesional.

● Pendidikan dan pelatihan diusahakan untuk membentuk sikap dan perilaku tertentu yang sama.

Berbagai Teknik Formalisasi

1. Seleksi

    Teknik yang paling banyak   digunakan untuk mengendalikan        'kebebasan karyawan.Peran'ijasah'.

2. Persyaratan Peran 

    Harapan(ekspektasi) mengenai perilaku yang diharapkan.

Penyusunan Uraian Kerja(job description).

3. Peraturan,prosedur dan kebijakan 

   Peraturan : pernyataan eksplisit 

   menunjukkan apa yang boleh/tidak.

   Prosedur  : serangkaian langkah  

   berurutan dan saling berkaitan 

   untuk menyelesaikan suatu tugas.

   Kebijakan : petunjuk berupa         

   serangkaian pembatas yang

   mengarahkan karyawan dalam 

   melakukan keputusan.

4. Pelatihan

5. Ritual (upacara)

6. Teori X,Teori Y dan Formalisasi 

    (fleksibilitas suatu sistem)

Hubungan formalisasi dengan kompleksitas organisasi

● Memperbesar derajat formalisasi ataupun meningkatkan kompleksitas organisasi merupakan dua jenis tindakan yang fungsinya sama.

● Akan tetapi,perubahan sifat organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan apakah kompleksitas terjadi karena meningkatnya diferensiasi ke arah vertikal ataupun differensiasi ke arah horizontal.

● Diferensiasi vertikal -> tenaga profesional

● Differensiasi horizontal -> tenaga pelaksana (pekerjaan rutin dan berulang)

Vidio singkat tentang Formalisasi 

https://youtu.be/1xtt38p5-iE

RENTANG MANAJEMEN 

Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya.

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.Bawahan yang terlalu banyak kurang baik,demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

PENENTUAN RENTANG YANG TEPAT

● Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.

   Terlalu melebarnya rentang berarti manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang besar sehingga menyebabkan tidak efisien.Sebaliknya jika rentang terlalu sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.

Ada hubungan antara rentang manajemen diseluruh organisasi dan struktur organisasi.

   Semakin sempit rentang manajemen,struktur organisasi akan berbentuk "tall" dengan banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah.

   Sedangkan rentang manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk "flat" yang berarti tingkat manajemen semakin sedikit dan akan mempengaruhi efektifitas mananer disemua tingkatan.

PENDEKATAN GRAICUNAS

● Dalam memilih suatu rentangan,manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.

● Rumus :          R=n{2(n-1)+(n-1)}

    

    dalam hal ini :

    * R : jumlah hubungan 

    * N : jumlah bawahan

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RENTANG MANAJEMEN 

● Kesamaan fungsi-fungsi 

        Semakin sejenis fungsi-fungsi

    yang dilaksanakan oleh kelompok

    kerja,rentangan semakin kecil.

● Kedekatan geografis 

        Semakin dekat kelompok kerja

    ditempatkan,secara fisik,

    rentangan semakin kecil.

● Tingkat pengawasan langsung yang 

   dibutuhkan

        Semakin sedikit pengawasan 

   langsung dibutuhkan,rentangan

   semakin kecil.

● Tingkat koordinasi pengawasan

   yang dibutuhkan

        Semakin berkurang koordinasi 

   yang dibutuhkan,rentangan semakin

   kecil.

● Perencanaan yang dibutuhkan

   manajer 

        Semakin sedikit perencanaan

   yang dibutuhkan,rentangan semakin

   kecil.

● Bantuan organisasional yang 

   tersedia bagi pengawas

        Lebih banyak bantuan yang

   diterima pengawas dalam fungsi-

   fungsi seperti penarikan,latihan,

   dan pengawasan mutu,rentangan

   semakin kecil.

Sentralisasi  Vs  Desentralisasi 

● Sentralisasi merujuk kepada cara pengorganisasian dimana keseluruhan tugas,tanggung jawab dan perintah dipusatkan dari hirarki yang paling tinggi untuk kemudian hirarki yang dibawahnya menerjemahkan dalam bentuk tindak lanjut dari apa yang telah diputuskan dari hirarki yang tertinggi

● Desentralisasi merupakan pelimpahan kewenangan dari hirarki yang lebih tinggi kepada hirarki yang lebih rendah dalam hal pengambilan keputusan dan penentuan dengan cara bagaimana kegiatan akan dijalankan

Video singkat tentang rentang kendali

https://youtu.be/NPTLI8P-BKQ

Sekian penjelasan singkat tentang materi Manajemen dan semoga dapat bermanfaat😊